KI-Referent
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Ihre Akten antworten. Und bleiben im Haus.

Wir kommen zu Ihnen, erfassen Ihre Aktenordner vor Ort und machen sie per KI befragbar. Ohne Abo und komplett offline, denn Datenschutz geht vor.

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Gebaut für den österreichischen Mittelstand. Aus Wien.

Beispiel: Auf die Frage, wann der Wartungsvertrag mit Huber Haustechnik ausläuft, antwortet der KI-Referent mit dem 31. März 2027 und nennt die Fundstelle Ordner 14, Seite 2.

Vom Ordner zur Antwort.

Ein Komplettpaket aus einer Hand: Wir bringen alles mit, was es braucht, und begleiten jeden Schritt, bis Ihr Archiv Fragen beantwortet.

  1. Installieren

    Wir liefern den Hochleistungs­scanner und richten ihn ein: Plug-and-play.

  2. Erfassen

    Ordner für Ordner, beidseitig und in hoher Auflösung.

  3. Erkennen

    OCR-Texterkennung macht aus jeder Seite durchsuchbaren Text.

  4. Ihre digitalen Daten kommen dazu ExcelE-MailsExporte

    Strukturieren

    Jede Textstelle bekommt Metadaten: Ordner, Datei, Seite und Datum.

  5. Indexieren

    Die Vektor-Datenbank erschließt alles nach Bedeutung, nicht nur nach Wörtern.

  6. Antworten

    Sie fragen in ganzen Sätzen. Die Antwort kommt mit Fundstelle.

Schritte 1 bis 5 laufen bei Ihnen vor Ort und offline. Wie Sie danach fragen, entscheiden Sie.

Für jede Branche mit vollen Ordnern.

Ob Mietverträge, Polizzen oder Prüfprotokolle: Was in Ordnern steht, wird befragbar. So sieht das in Ihrer Branche aus.

Kanzleien & Steuerberatung

Mandantenakten gehören zum Vertraulichsten, was es gibt. Deshalb verlässt bei uns kein Blatt Ihre Kanzlei, und kein Gerät hängt am Internet.

Typische Unterlagen

  • Mandantenakten
  • Bescheide
  • Vollmachten
  • Schriftverkehr
Ihr ArchivBeispiel

Wann wurde der Einkommensteuerbescheid 2021 für Herrn Berger zugestellt?

Am 14. Juni 2022 per RSb-Brief. Die Beschwerdefrist endete am 14. Juli 2022.

Ordner 112 · Berger_ESt_2021.pdf · Seite 1

Weitere Fragen, die Ihr Archiv beantwortet

  • In welchen Akten kommt die Lechner Bau GmbH als Gegenpartei vor?
  • Welche Vollmachten laufen heuer aus?

Ihre Branche ist nicht dabei? Wenn es in Ordnern steht, funktioniert es auch bei Ihnen.

Ihre Akten verlassen nie das Haus.

Datenschutz ist für uns oberstes Gebot. Deshalb passiert vom ersten Blatt bis zur Übergabe alles in Ihrem Gebäude, und kein Gerät ist während des Projekts mit dem Internet verbunden.

  1. Die Ordner bleiben, wo sie sindWir holen nichts ab. Erfasst wird bei Ihnen vor Ort.
  2. Ihr Team erfasst, in seinem TempoNach einer kurzen Einschulung. Auf Wunsch übernehmen externe Arbeitskräfte, die wir für Sie suchen.
  3. Aufbereitet wird offlineAuf Ihrem eigenen leistungsstarken Rechner oder auf unserem KI-Rechner. Unseren löschen wir danach vollständig, oder Sie übernehmen ihn zum Einkaufspreis.
  4. Verschlüsselte ÜbergabeSie bekommen alles verschlüsselt, mit einem Passwort, das nur Sie kennen.
  • Unsere Geräte bleiben während des ganzen Projekts offline.
  • Auf Wunsch erfasst ausschließlich Ihr eigenes Personal die Akten.
Alles passiert in Ihrem Gebäude Querschnitt eines Firmengebäudes in Wien, im Hintergrund dezent der Stephansdom und Gründerzeithäuser. Die Ordner im Keller werden im Erdgeschoß erfasst, im ersten Stock offline aufbereitet und verschlüsselt übergeben. Die Geräte sind vom Internet getrennt. 1 2 3 4

Am Ende gehört alles Ihnen.

Wir übergeben Ihnen Ihr Archiv persönlich, fertig aufbereitet und verschlüsselt auf einem Datenträger. Bei uns liegt nichts in einer Cloud. Was Sie damit machen, entscheiden Sie, ohne Abo und ohne laufende Kosten.

Archiv_Muster_GmbHverschlüsselt, mit Passwort Beispiel
  • 01_PDFAlle Seiten als durchsuchbare PDFs
  • 02_TextDer erkannte Text, mit Ordner, Datei, Seite und Datum
  • 03_Vektor-DatenbankPapier und digitale Daten, nach Bedeutung durchsuchbar
  • 04_SuchdienstAnschluss für KI-Assistenten über den MCP-Standard
  • Lokal auf Ihrem RechnerDurchsuchen ohne Internetverbindung, direkt auf Ihrem Rechner. Auf Wunsch mit einem lokalen KI-Modell, das ganz ohne Internet in ganzen Sätzen antwortet.
  • Mit einem KI-AssistentenEtwa mit Claude über den offenen MCP-Standard. Übertragen werden nur die Textstellen, die zur Frage passen, nie das ganze Archiv.
  • In Ihrer eigenen ITMicrosoft 365, Azure oder AWS: Sie übernehmen Texte und Daten in Ihre Umgebung und lesen sie dort neu ein, wenn Sie wollen.

Papier und Digitales in einer Datenbank

Excel-Listen, Exporte aus Ihrer Software oder E-Mail-Archive bauen wir auf Wunsch mit ein. Sie fragen dann alles auf einmal, Papier wie Digitales. Auch das passiert offline und bei Ihnen. Den Aufwand dafür nennen wir Ihnen im Angebot.

  • Erfasste Akten
  • Excel-Listen
  • E-Mail-Archive
  • Exporte

Ihr Projekt in drei Schritten.

Sie bestimmen das Tempo. Wir sorgen dafür, dass am Ende alles fertig ist.

  1. Sichtung & Planung

    ca. 1 Woche

    Wir sehen uns Ihr Archiv an, per Video oder vor Ort. Danach wissen Sie Umfang, Dauer und Preis.

  2. Erfassung vor Ort

    solange Sie brauchen

    Wir kommen zu Ihnen, statt Ihre Akten abzuholen. Wir bringen den Hochleistungsscanner und, wenn nötig, unseren KI-Rechner, installieren alles betriebsbereit und schulen Ihr Team ein. Erfasst wird in Ihrem Tempo, auf Wunsch mit externen Arbeitskräften.

  3. Aufbereitung & Übergabe

    ca. 2 Wochen

    OCR-Texterkennung, Prüfung, Strukturierung und der Aufbau der Vektor-Datenbank laufen ebenfalls bei Ihnen. Dann übergeben wir Ihnen den verschlüsselten Datenträger persönlich. Auftrag erledigt.

Klare Preise. Einmal bezahlt.

Sie zahlen für Geräte, Seiten und den Einsatz vor Ort. Lizenzgebühren und Abos gibt es keine. Rechnen Sie Ihr Projekt gleich selbst durch.

Preisliste

  • Hochleistungsscanner290 €pro WocheMiete pro Woche der Erfassung. Erfassen Sie so lange, wie Sie brauchen.
  • Leistungsstarker KI-Rechner80 €pro WocheFür KI-Anwendungen gebaut und während des Projekts offline. Nur nötig, wenn Ihr eigener Rechner nicht reicht. Während der Aufbereitung ohne Aufpreis. Danach löschen wir ihn vollständig, oder Sie übernehmen ihn zum Einkaufspreis.
  • Aufbereitung14 ctpro SeiteOCR-Texterkennung, Prüfung, Strukturierung, Vektor-Datenbank und Übergabe auf verschlüsseltem Datenträger. Ein Seitenpreis, egal wie groß Ihr Archiv ist.
  • Projektpauschaleab 490 €einmaligAnlieferung, Aufbau, Einschulung, Abholung und Projektleitung. Bei kleinen Archiven höher, weil dieser Aufwand fast gleich bleibt.
  • Externe Arbeitskräfte75 €pro StundeOptional. Auf Wunsch suchen wir für Sie externe Arbeitskräfte, die Ihre Akten erfassen.
  • Kein Abo
  • Keine Lizenzgebühren
  • Datenträger inklusive

Preise für Unternehmen, netto, zuzüglich 20 % USt. Anfahrt innerhalb Wiens inklusive, außerhalb nach Vereinbarung. Es gelten unsere AGB.

Was kostet Ihr Archiv?

Ordner

Ein Ordner hat im Schnitt rund 500 Seiten. Das sind 50.000 Seiten.

Leistungsstarker Rechner für Erfassung und Aufbereitung

Eigener Rechner: mindestens 64 GB Arbeitsspeicher und eine NVIDIA-Grafikkarte mit 16 GB. Alle Anforderungen

Wer erfasst die Akten?
Geschätzte Kosten8.230 €netto, zzgl. 20 % USt.
Dauer gesamtca. 5 Wochen
  • Sichtung 1 Woche
  • Erfassung 2 Wochen
  • Aufbereitung 2 Wochen
  • Scanner und KI-Rechner, 2 Wochen × 370 €740 €
  • Aufbereitung, 50.000 Seiten × 14 ct7.000 €
  • Projektpauschale490 €
Angebot anfordern Rückruf anfordern

Häufige Fragen.

Warum kommen Sie zu uns, statt die Akten abzuholen?

Weil jeder Transport und jedes fremde Digitalisierungszentrum ein Risiko für Ihre Daten ist. Viele Dienstleister holen die Ordner ab, digitalisieren sie extern, und die Daten landen oft auf fremden Servern. Wir arbeiten bewusst anders: Wir kommen zu Ihnen, alles läuft offline in Ihrem Haus, und am Ende bekommen Sie einen verschlüsselten Datenträger in die Hand. So bleibt Ihr Archiv dort, wo es hingehört: bei Ihnen.

Brauchen wir dafür eine IT-Abteilung?

Nein. Wir liefern die Geräte, bauen sie auf und schulen Ihr Team ein. Die Erfassung ist danach so einfach wie Kopieren.

Was muss unser eigener Rechner können?

Er muss ein leistungsstarker Rechner für KI-Anwendungen sein. Damit Texterkennung und Aufbereitung zügig und ohne Probleme laufen, braucht er mindestens:

  • 64 GB Arbeitsspeicher
  • NVIDIA-Grafikkarte der RTX-Reihe mit 16 GB Grafikspeicher
  • Prozessor mit 8 Kernen oder mehr, etwa Intel Core i7 oder AMD Ryzen 7 ab Baujahr 2022
  • SSD mit 2 TB freiem Speicher
  • Windows 11 Pro

Ob Ihr Rechner passt, prüfen wir bei der Sichtung. Reicht er nicht, bringen wir unseren KI-Rechner mit.

Was passiert mit unseren Papierakten?

Sie bleiben bei Ihnen. Wo nötig, entklammern wir die Blätter für die Erfassung und legen sie danach geordnet zurück. Ob Sie die Originale weiter aufbewahren müssen, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Können wir später weitere Ordner ergänzen?

Ja. Neue Ordner werden dazugelesen, ohne dass alles neu aufbereitet werden muss.

Wie gut klappt das bei Handschrift oder blassen Kopien?

Gedruckter Text wird zuverlässig erkannt. Handschrift und sehr blasse Kopien nur eingeschränkt. Das prüfen wir bei der Sichtung an Ihren Unterlagen.

Was kostet der Betrieb nach der Übergabe?

Nichts, solange Sie nichts dazubuchen. Es gibt kein Abo. Wenn Sie Ihr Archiv mit einem Cloud-Assistenten nutzen, zahlen Sie nur dessen übliche Gebühren.

Wir erstellen Ihnen gerne ein maßgeschneidertes Angebot.

Abgestimmt auf Ihre Situation und Ihre Bedürfnisse. Schreiben Sie uns, wir melden uns persönlich.

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